上一讲，我们聊了如何通过日记提高自己的写作能力。
日记毕竟是私密写作，而这一讲我们要说的工作邮件，是成年人最常用的公开写作。
首先做个定义，所谓工作邮件，就是工作中的书面正式表达。
擅长写工作邮件，对人的职业生涯至关重要。
回到古代，司马光跟王安石虽然同朝为官，还是会一来一回地写《与王介甫书》和《答司马谏议书》；大臣虽然上朝见得到皇上，也要写正规的奏折递上去。
中国古代有很多大臣，能够做到位极人臣，主要是奏章和来往批复的文件写得好。
比如明朝前后两任首辅大臣夏言和严嵩，就是靠文章上位的。据说后来严嵩失宠，也是因为自己老了写不动了，儿子严世蕃怠惰，不替他认真写。
很多人以为今天大家都用微信了，不再需要写工作邮件了，这其实是个误解。我们今天口头非正式表达的工具越来越多，甚至也像白纸黑字一样有保存功能，但工作中的书面正式表达，仍然是非常重要的。
事实上，今天不擅长写邮件的人会更容易遇到职业发展的天花板，这样的人不仅容易被人误解，而且别人可能不把你的事情当回事，久而久之就会耽误自己的业绩。
写好一封工作邮件，最重要的还不是怎么写，而是什么该写，什么不能写。我把它们总结为“三写四不写”。
不想留底的不要写；没有深思熟虑的不要写；负面的东西不要写，特别是气话；一次讲不清，需要反复讨论才能搞清楚的事情不要写。
1. 不想留底的不要写 这倒不完全是为了将来赖账，而是有些东西根本不能留底。比如：讨论涉及到法律结果的问题。千万不能用工作邮件讨论：“如果我们这么做，是否会侵权，是否会违法”等等。这种文字将来到了法庭上，就会被认作“明知故犯”的证据。 2. 没有深思熟虑的不要写 很多人想问题没有想清楚，就通过邮件的方式说出去了。当想清楚之后觉得不妥时，改变想法吧，怕人说打脸，不改变吧，损失更大，两边为难。 3. 负面的东西不要写，特别是气话。 比如：一些人没有得到领导提拔，没有跟客户达成交易，写邮件撒气。这不仅没有帮助，还授人以柄。如果当面吵架过后后悔了，最坏情况是道个歉，还有挽回余地。留下书面的文字总在提醒别人一些不愉快的经历。 4. 一次讲不清，需反复讨论才能搞清楚的事情不要写 不是说完全不能写，而是用写邮件的方式讨论这种问题效率太低，邮件里讨论来讨论去，既浪费时间，又增加误解。这种时候最好的办法是当面讲，不行就电话讲。最后，如果有了一致的认识作为总结，可以写几行字做个记录。
明确了哪些不该写之后，写之前想一想，可能一多半的邮件就可以省去不写。咱们就可以集中精力写好那些该写的。下面三条，是工作中尤其该写的：
1. 重要的、需要留底的话
比如：你的老板承诺你做完这个项目就提拔你，他或许当时真的是在认真考虑这件事，但是真等到你做完了，可能过去半年时间了，单位的情况发生了些许变化。他可能在考虑提拔别人，可能那一年名额有限，总之他对你的口头承诺恐怕要泡汤。如果你去问他，两个人口说无凭，你只要认倒霉了。
对于这种情况，即便事先说好了，也要留下书面文字。
比较好的做法是，在你们谈完话之后，你以感谢他的名义写一封邮件给他。在邮件中不妨这么说：
感谢领导对我的信任，把如此重要的任务交给我，而且承诺在完成任务后提拔我。我一定努力完成好任务，不辜负您的期望和栽培。
这时只要老板没有说“我没有打算提拔你”这样的话，他就是默认了你说的一切。
类似地，很多人在求职时谋求的是比较高的职位，但是拿到的offer却是相对低的，对方给出一个理由，比如：我们有三个月的见习期，这中间如果没有问题，我们会给你那个你想要的高一级的职位，你就放心来吧。
这时你不妨直接给对方负责人写一封邮件，可以这样讲——
根据我们电话里的沟通，我的理解是目前给我的部门经理一职，只是前三个月试用期的职位，三个月后只要我还在单位里，正式的职位是部门总监一职，请确认我的理解是正确的。
这时他们希望你去，一定会确认，如果不肯确认，你也就不用去了。由于这时你还没有去，是他们求你，说话态度要明确，表达要清晰。不要像前面和老板说话那么委婉客气。
类似地，自己有什么值得讲的成就，也要写出来。
重要的谈话，我通常会以邮件的方式确认并打印保留。
工作关系不可能总是在蜜月期，做这样的记录有几次确实保障了我在单位的权益。
2. 必须写而大家又懒得写的备忘
在一个规范的单位里，部门里开一个会之后，应该发一份备忘录，告诉大家会上都讨论了什么内容、有什么结论、哪些议题没有结论，等等。
这件事大家常常懒得做，因为毕竟写上千字的备忘录需要花点时间，结果第二次开会，发现前一次开会的问题都没有解决。
这时候，不妨主动要求自己承担起这个任务。这有两个好处：
第一，让部门里的人关注自己，特别是上级，他们其实需要这样一份留底的书面材料；
第二，站在整个部门的角度想问题。如果一个人真想被提升，想管理更大的部门，就要从做这种事情开始，才会学会管理，才会有全局观。
我过去组里有一位年轻的同事，今天是中国某个最成功电商公司的创始人，他管理经验的积累，就是从写这样的邮件开始的。
3. 重要的通知和安排
上级正式通知下级一件事情，比如提升、调岗、新的工作安排等等，不能发微信或者口头通知一下，即使口头通知了，也需要有个用书面文字再说一遍。
反过来，下面的人要接受什么任命或者工作安排，也需要书面表达。同事之间也是如此。
明确了该写哪些内容，接下来我们说说怎么写。
写邮件的称谓、用语，该抄送给谁，不该抄送给谁，这些最最基本的职业要求，我这里就不说了，咱们集中讨论表达自己、影响别人的技巧。我们分为四个要点：
1.简要清晰地说明邮件目的
用书面文字进行沟通，必须清晰地把自己发邮件的目的说清楚，比如：“你能不能推荐我这次晋升” “你能不能分享一下你的实验数据”，或者“我建议你去找某某机构，了解如下信息，然后做如下工作”等等。
虽然我们前面讲了很多一般性的写作技巧，比如：如何制造悬念等等，但这些都不适合写工作邮件。
很多人读邮件通常是扫一眼内容，看不到自己觉得特别重要的事情，很多时候就把它扔到一边回头再看，但其实回头也不会看。不信你看看自己的邮箱里，没有读的邮件是否超过1000个。
顺便说一句，为了保证你的邮件能够在第一时间被读到，最好不要下班前发邮件，那样通常你的邮件会被埋在一大堆其他邮件中。
我一般会从侧面了解一下我的上司看邮件的习惯，然后在他通常看邮件的时间发给他。
2.一封邮件讲一件事
一封邮件最好只讲一件事，如果是好几件事，就用多封邮件。
这个原则对邮件来讲至关重要，但很多人意识不到，这是由我们今天的工作方式决定的。
你也可能会有这样的经验：常会有人从中间加入某一个话题的讨论，或者需要把邮件转发给第三方。
如果一封邮件讨论了三个话题，加入进来的人只是参加第二个话题的讨论，第一和第三个话题的内容让他看到就是多余。
站在主管的角度想，如果一个部门里不少人围绕着某封邮件讨论，那是很花时间的事情，这时要讨论的内容越聚焦越好。
如果一封邮件有好多主题，大家难免会扯到其他主题上，造成不必要的发散。最后如果工作邮件经常需要保留，每一个主题一封邮件也更便于管理和查找。
3.主观感受对表达要视收件人而定
有些邮件中需要表达自己主观的感受，有些则不能。
如果收件人是一个人，或者是一群利益一致的人，可以加入主观的感受。
比如你给门部门下属写邮件，你可以写：亲爱的xx部门同仁们，在过去的三个月里，我们如何通力合作，如何克服各种困难，现在取得了何等的成绩，你是如何喜悦等等 。
虽然收信人是很多人，你其实相当于在一对一地表述自己。
但是如果你在协调两个部门的关系，就应该避免加入主观感受。
比如你对A部门人讲，我们过去合作得很好，你们特别够意思，我一直心存感激，等等，说了一大堆套近乎的话，现在也请你像对待我一样对待B部门。
A部门的人收到邮件，不会因为过去对你好就需要同样对B部门的人好；反过来，B部门的人会想，你和A部门关系那么好，会不会偏向于A部门。
这种时候，能促成两个部门合作的是它们自身的利益，而不是你的情感。因此这种时候用利益打动，比情感更有效。
总的来讲，一对一邮件，可以代入主观色彩，使得工作关系不是那么冷冰冰的。一对多的邮件，就少引入主观看法，做到客观公正。
小结：
这一讲，我们说了工作场合的正式邮件。这种正式的书面表达，今天依然是一个人职业发展的重要技能。
重要的备忘、通知和需要留底的话，最好通过工作邮件传递。
写好工作邮件，要把重要的事放在前面，尽量一封邮件只讲一件事情，还要注意视收件人的不同，来决定自己的主观表达。
作业：
关于工作邮件，你还有什么心法？欢迎在留言区跟大家分享。
下一讲，我们聊聊如何写好简历。
1.工作邮件，是工作中的书面正式表达。写好工作邮件，对职场生涯至关重要。 2.写好一封工作邮件，重要的不是“怎么写”，而是“什么该写，什么不该写”。 3.重要的备忘、通知和需要留底的话，最好通过工作邮件传递。
